Các vấn đề thường gặp của doanh nghiệp startup trong việc kiểm soát chi phí
Đối với những công ty khởi nghiệp, việc xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch doanh thu không khó khăn bằng việc giải quyết chính xác các bài bài toán chi phí, bao gồm: xác định cơ cấu, mức đầu tư, định mức và các tiêu chuẩn tại những hạng mục chi phí tương ứng nhằm đảm bảo thu lại lợi nhuận sau quá trình kinh doanh. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các vấn đề thường gặp của doanh nghiệp startup trong việc kiểm soát chi phí để bạn đọc nắm rõ.
Không kiểm soát hết các loại chi phí quản lý khác nhau
 
Tại các doanh nghiệp nhỏ, các chủ doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến những loại chi phí vừa và lớn như: lương và các khoản theo lương, chi phí thuê văn phòng, các khoản thuế, phí và lệ phí thường niên, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ (máy in, máy tính, photocopy,..) mà hay bỏ qua những khoản nhỏ nhặt như: văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ dùng văn phòng (bút, hồ sơ,..). Các khoản này có thể được những sáng lập “bỏ tiền túi” mua nhưng với số tiền nhỏ nên không thông báo hay ghi vào sổ sách. Ngoài ra, chi phí khấu hao tài sản cố định là loại phí thường được bỏ qua nhiều nhất. Điều này làm việc kết toán không thực sự chính xác như họ nghĩ.
 
Không có kế hoạch tài chính cụ thể
 
Những người dẫn đầu startup thường tập trung nguồn lực vào phát triển, kinh doanh sản phẩm mà chưa thực sự quan tâm đến việc lên một kế hoạch tài chính cụ thể cho công ty. Việc thu chi không kiểm soát dẫn đến mọi nguồn thu, chi đều dựa trên ước lượng và cảm tính “lúc nào cần thì chi”. Chính vì điều này mà việc kiểm soát công nợ cũng không được diễn ra thường xuyên và chặt chẽ. Một số doanh nghiệp startup thậm chí còn không kiểm soát được dòng tiền và kế hoạch trả nợ dẫn đến chi phí lãi vay tăng ngất ngưỡng và rồi mất khả năng thanh toán
 
Không nắm được định mức, tiêu chuẩn định phí và tỷ lệ biến phí trên doanh thu
 
Chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí) là 2 hạng mục chi phí chính trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, rất nhiều người đứng đầu công ty lại chưa nắm rõ định mức, tiêu chuẩn định phí và tỷ lệ biến phí trên doanh thu bao nhiêu và như thế nào là phù hợp. Tình hình này kéo dài dần dẫn đến tình trạng doanh thu hòa vốn cao. Kết quả là dù rất nỗ lực theo đuổi mục tiêu tăng doanh thu đã đề ra nhưng vẫn ở trạng thái thua lỗ, sau một thời gian không cầm cự được sẽ dẫn đến phá sản.

Thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát lãng phí
 
Hình thức lãng phí cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm 9 khoản chính: tồn kho, kiến thức rời rạc, gia công thừa, sửa sai, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi, khuyết tật, sản xuất thừa, thao tác thừa.
 
Có một sự thật là các công ty khởi nghiệp thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc kiểm soát lãng phí. Thay vì đề cập triệt để trong quá trình làm chiến lược, các công ty thường để đến khi xảy ra lãng phí mới bắt đầu tìm kiếm nguyên nhân và thực hiện các biện pháp giải quyết. Đối với những công ty thiên về sản xuất, sự lãng phí này vô hình chung chính là mối đe dọa to lớn đến mục tiêu đảm bảo định mức cũng như tiêu chuẩn những hạng mục về chi phí.
 
Quản lý và kiểm soát đúng, đủ các loại phí là một trong những vấn đề khó nhằm trong bài toán chi phí đối với những doanh nghiệp startup. Vì vậy, đừng tiếc khi bỏ ra một số tiền để tìm kiếm một nhân sự có kinh nghiệm trong ngành kế toán. Khi công ty phát triển lớn hơn, hãy tìm đến sự trợ giúp của công nghệ bằng cách áp dụng những nền tảng quản trị tài chính để tiết kiệm thời gian, đảm bảo mọi thứ được diễn ra chính xác. Hiện nay, một số hệ thống còn tự động cảnh báo lãng phí và tìm ra những điểm không phù hợp để tự động điều chỉnh cũng như xác nhận giá trị tạo ra từ nỗ lực kiểm soát chi phí từ doanh nghiệp.
 
 
Tác giả: Đặng Thị Hoa