Doanh nghiệp cần làm gì để giải quyết bài toán chi phí hiệu quả nhất?
Một doanh nghiệp hoạt động trên thị trường đòi hỏi sự phát sinh của rất nhiều loại chi phí, từ chi phí quản lý đến định phí, biến phí và các loại phí phụ, thuế,.... Vậy, làm thế nào để giải quyết được bài toán chi phí để việc vận hành diễn ra trơn tru và mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp? Hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây để có câu trả lời phù hợp nhất.
Cắt giảm các loại chi phí ẩn
 
Trên thực tế, các loại chi phí ẩn tuy nhỏ nhưng nếu gộp từ nhiều loại sẽ thành một khoản kha khá, đây là lý do cho việc chi bội thu, dẫn đến sự thua lỗ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhà quản trị nào cũng nhìn ra chi phí này để cắt giảm bởi nó là khoản tiền phát sinh nhưng không rõ ràng. Các loại chi phí ẩn thường gặp bao gồm:
 
Chi phí nhàn rỗi: trả cho nhân viên hay khấu hao trang thiết bị không cần thiết
Chi phí họp hành: chi trả cho tài liệu, giấy tờ và lấy thời gian họp từ giờ làm việc chính thức khiến giảm năng suất trong ngày.
Chi phí làm thêm giờ: Trong nhiều trường hợp, nhân viên sắp xếp thời gian, công việc chưa hợp lý trong giờ làm mà dẫn đến việc làm ngoài giờ. Lương của việc trả ngoài giờ cũng gấp 2 hoặc 3 lần. Về lâu về dài gây tổn thất cho doanh nghiệp
Chi phí do quy trình chưa hiệu quả: Việc không có sự đánh giá năng suất thường xuyên sẽ làm cho các nhà quản trị không thể tối ưu và thay đổi quy trình, nhất là khi mở rộng quy mô khiến khối lượng công việc và nhân sự phụ trách ngày càng tăng, thậm chí xảy ra các xung đột trong cách công đoạn khiến phát sinh thêm nhiều loại chi phí.
 
Những khoản chi phí ẩn này cũng là lý do của việc trì trệ trong năng suất. Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự quản lý chặt chẽ và đánh giá chất lượng định kỳ để xem xét loại bỏ những thủ tục thừa thãi, thay đổi, cắt giảm quy trình chồng chéo nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
 
Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
 
Hãy giải quyết bài toán chi phí triệt để ngay từ đầu với việc lựa chọn nhà cung cấp chất lượng nhưng giá thành hợp lý và có ưu đãi dành cho doanh nghiệp gắn bó lâu dài. Hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về thị trường, xác định nhà cung cấp uy tín có chiết khấu hấp dẫn nhằm tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp trước khi đi vào hoạt động.
 
Đầu tư hiệu quả cho việc đảm bảo an toàn lao động
 
Vì để tiết kiệm chi phí ban đầu, nhiều doanh nghiệp đã cố tình "lơ" đi khoản đầu tư này. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại, nếu doanh nghiệp đảm bảo an toàn lao động sẽ cắt giảm được nhiều chi phí đang kể, bao gồm tổn thất và chi phí bảo hiểm, thuốc than, năng suất.,... nếu chẳng may xảy ra tai nạn lao động hay vô tình bị cơ quan chức trách phạt bởi vi phạm luật lao động. Do vậy, đừng nên tiếc khoản này mà hãy có sự đầu tư hiệu quả để mang lại sự yên tâm cho nhân viên và chấp hành nghiêm chỉnh yêu cầu của Cục An toàn Lao Động.
 
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tối ưu và kiểm soát chi phí
 
Đây là việc mà hầu hết doanh nghiệp lớn nhỏ đã áp dụng để quản lý các loại chi phí hiệu quả và chính xác hơn. Bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý trong các phòng ban như nhân sự, kinh doanh, kho vận, kế toán,... Những người đứng đầu doanh nghiệp đã dễ dàng hình dung và cắt giảm các loại chi phí không cần thiết trong vận hành, điều chỉnh nhân lực dư thừa, cải thiện quy trình kinh doanh, nắm bắt tình hình thu chi, cân đối một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
 
Bên cạnh những việc làm trên, chủ doanh nghiệp cũng nên cởi mở, học hỏi và tìm tòi, đón nhận những kinh nghiệm, tri thức từ những người đi trước, sẵn sàng chấp nhận thay đổi trong việc quản trị doanh nghiệp để mọi thứ diễn ra tốt hơn trước khi quá muộn.
Tác giả: Bùi Thị Bích Hằng